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Die ersten Schritte hin zu einem Tax Compliance Management System für eine Stiftung

24. September 2019 | Westen (Nr. 15)

Die Frage nach der Notwendigkeit und der Ausgestaltung eines Tax Compliance Management Systems (Tax-CMS) ist in der täglichen Praxis von Vorstandsmitgliedern steuerbegünstigter (gemeinnütziger) Stiftungen aber auch für Vorstandsmitglieder von Familienstiftungen nicht mehr wegzudenken. Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 23. Mai 2016, das die Konsequenzen aus dem Erkennen von Fehlern in abgegebenen Steuererklärungen thematisiert, ist hier zu beachten.

Das BMF hat in diesem Schreiben zu der Frage der Abgrenzung einer Berichtigung von einer Selbstanzeige Stellung genommen und dort erstmals den Begriff eines „innerbetrieblichen Kontrollsystems“ verwendet. Hat eine Stiftung ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten dient, so kann dies – nach der Auffassung des BMF – ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit betreffend steuerfeindlicher Gestaltungen/Vorhaben sprechen kann.

Im Interesse des Vorstands sollte es sein, dass im Nachhinein erkannte Fehler in abgegebenen Steuererklärungen möglichst ohne steuerstrafrechtliche Konsequenzen berichtigt werden können. Denn eine Steuerverkürzung oder hinterziehung birgt neben steuerrechtlichen Haftungsrisiken auch steuerstrafrechtliche Risiken für Vorstände und Geschäftsführer. Lässt sich ihnen eine entsprechende vorsätzliche oder grob fahrlässige Verletzung der Erfüllung ihrer steuerrechtlichen Pflichten nachweisen, droht eine Haftung mit dem Privatvermögen. Eine leichtfertige Steuerverkürzung oder Steuerhinterziehung kann Geldstrafen sowie Freiheitsstrafen bis zu fünf Jahren nach sich ziehen.

Das im BMF-Schreiben genannte „innerbetriebliche Kontrollsystem“ ist wesentlicher Teil eines Tax-CMS, mit dessen Hilfe die Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben sichergestellt werden soll.

Ausgestaltung und erste Schritte der Umsetzung

Die Frage nach der Ausgestaltung eines Tax-CMS betrifft die steuerrechtliche Organisationsstruktur der Stiftung. Unabhängig von dem Schreiben des BMF besteht für Vorstände die Verpflichtung, die Verfahrensabläufe der Stiftung so zu organisieren und zu beaufsichtigen, dass die steuerrechtlichen Vorschriften eingehalten werden. Dies betrifft sämtliche steuerrechtlichen Bereiche, beispielsweise Umsatzsteuer, Lohnsteuer oder gemeinnützigkeitsrechtliche Fragestellungen sowie die damit zusammenhängenden Deklarationsverpflichtungen.

Bei einer Familienstiftung kann durch ein Tax-CMS einer Vielzahl von steuerlichen Risken im Vorfeld begegnet werden. Hier sind insbesondere die Fristenüberwachungen zur Unterstützung der Einhaltung von Fristen oder die Aufzeichnung von steuerlich relevanten Sachverhalten zu nennen. Die Fristüberwachung kann insbesondere zur Vermeidung von Verspätungszuschlägen nach § 152 AO oder Vermeidung von Säumniszuschlägen nach § 240 AO beitragen. Des Weiteren können durch Fristüberwachungen Schätzungen nach § 162 AO aufgrund einer fristgerechten Einreichung der Steuererklärungen vermieden werden. Durch Aufzeichnungen können steuerliche Würdigungen von kritischen Fragestellungen oder Sachverhalten im Vorfeld der Einreichung der Steuererklärung erfolgen und somit Risiken von strafrechtlichen Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung gem. § 370 AO oder ein Ordnungswidrigkeitenverfahren wegen leichtfertiger Steuerverkürzung nach § 378 AO minimiert oder ausgeschlossen werden.

Bei gemeinnützigen Stiftungen ist aus gemeinnützigkeitsrechtlicher Sicht insbesondere die Vorgabe des § 63 AO relevant. Hiernach muss bei einer steuerbegünstigten Stiftung die tatsächliche Geschäftsführung auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet sein und den Bestimmungen entsprechen, die die Satzung über die Voraussetzungen für Steuervergünstigungen enthält. Der Vorstand hat durch Aufzeichnungen nachzuweisen, dass die tatsächliche Geschäftsführung ordnungsgemäß ist.

Dabei ist davon auszugehen, dass eine Vielzahl von Familienstiftungen und gemeinnützigen Stiftungen bereits steuerrechtliche Organisationsstrukturen und Unterlagen vorhalten, beispielsweise Richtlinien oder Checklisten, die Festlegung von Zuständigkeiten, zeitliche und organisatorische Vorgaben.

Es ist daher sinnvoll, in einem ersten Schritt eine Bestandaufnahme des Status Quo vorzunehmen. Wichtig ist im Zusammenhang mit der Einführung eines Tax-CMS, dass die steuerlichen Vorgaben umfassend betrachtet werden und auch die Verantwortlichkeit für Steuerehrlichkeit sich nicht auf die ggf. vorhandene Steuerabteilung oder primär steuerverantwortliche Personen in der Stiftung beschränkt.

Nach der Bestandsaufnahme muss überlegt werden, ob die bestehende Organisationsstruktur anzupassen ist bzw. ob diese ausreichend dokumentiert ist. Insbesondere an einer stringenten Dokumentation wird es häufig mangeln, wobei eine solche aber für den Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung von großer Bedeutung ist. Für die Konzeption des Tax-CMS bietet sich eine Orientierung an dem Prüfungsstandard IDW PS 980 sowie dem Praxishinweis 1/2016 des Instituts der Wirtschaftsprüfer an, die sich mit der Ausgestaltung von Compliance Management Systemen und (im Praxishinweis) insbesondere dem Tax-CMS befassen. Das Modell des IDW basiert auf sieben Grundelementen: Compliance-Kultur, -Ziele, -Organisation, -Risiken, -Programm, -Kommunikation sowie -Überwachung und -Verbesserung.

Das umfassende theoretische Konstrukt der Stellungnahmen ist an die Größe der Stiftung und deren Tätigkeit (auch z. B. im Hinblick auf einen Auslandsbezug) anzupassen. Die Compliance-Kultur soll beispielsweise zeigen, dass das Thema schon auf Ebene der Stiftungsführung relevant ist und die gesamte Stiftung umfasst. Auch die übrigen Elemente gehen über die Steuerabteilung hinaus.

Ist die Bestandsaufnahme erfolgt und sind Anpassungen vorzunehmen, sollten die nächsten Schritte wie folgt sein:

  • Es sollten ggf. Teilbereiche festgelegt werden, welche zunächst im Fokus beim Aufbau des Tax-CMS stehen.
  • Es ist ein Fahrplan in Bezug auf die einzelnen Elemente zu entwickeln und Verantwortlichkeiten sind festzulegen.
  • Anhand bereits aufgetretener steuerlicher Problemstellungen und aktuellen steuerlichen Problembereichen können konkrete Schwerpunkte ermittelt werden.

Es bietet sich eine Erarbeitung im Rahmen von Workshops mit allen wesentlichen im Steuerprozess involvierten Personen an. Es ist weniger wichtig, alle steuerrechtlich relevanten Bereiche auf einmal in Angriff zu nehmen, als vielmehr, ggf. zunächst mit Teilbereichen, zu starten und die gesamte Stiftung für das Thema zu sensibilisieren.

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